فضاهای محدود، زمان کم و یک دنیا کار انباشته شده، تصویرهای آشنایی هستند که معمولا در روزهای پایان سال بیشتر از همیشه به ما هجوم می‌آورند. با استفاده از یک سیستم مدیریتی به نام فایو. اس(s5) یک بار برای همیشه به این ماجرای تکراری فیصله دهید. فضاهای محدود، زمان کم و یک دنیا کار انباشته شده، همه از آن تصویرهای آشنایی هستند که معمولا در روزهای پایان سال بیشتر از همیشه به ما هجوم می‌آورند. هجومی که تحمل آثارش معمولا در تعطیلات نوروز و حتی طی سال جدید هم همراه ما می‌ماند و از قضا این یک اتفاق تکراری است که هر سال در آخرین روزهای اسفند دامان ما را می‌گیرد. حالا ما می‌خواهیم به شما بگوییم با استفاده از یک سیستم مدیریتی به نام فایو. اس(s5) یک بار برای همیشه به این ماجرای تکراری فیصله دهید. حق باشماست فایو.اس یک سیستم مديریت کارآمد است که در برنامه‌ریزی‌های مدیریتی پیشرفته به کار می‌رود اما مهندس «حامد ادواری» با سابقه‌ای 14ساله در زمینه مشاوره در حوزه سیستم‌های مدیریت جديد؛ به شما می‌گوید چطور این سیستم را در خانه و در خانه‌تکانی انجام دهيد. با پیاده کردن این روش نه‌تنها خانه‌تکانی امسال‌تان یک خانه‌تکانی اساسی می‌شود بلکه کلی جای اضافه می‌آورید و شما با اين سيستم مي‌توانيد خرده‌ریزهایتان را از زیر تخت یا بالای کمد بیرون بکشید! بهترین‌ها را با کمترین امکانات ممکن داشته باشید بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن، تمام منابع با خاک یکسان شد، بنابراین ژاپنی‌ها که از نظر دسترسی به منابع طبیعی کشور فقیری به شمار می‌روند، به دنبال این بودند تا با مدیریت درست همین منابع محدود بتوانند به بهره‌وری بالا و شرایط مناسب‌تر دست پیداکنند. حاصل تحقیقات ژاپنی‌ها برای دستیابی به شرایط ایده‌آل با وجود منابع محدود، رسیدن به سیستم «فایو. اس» بود. سیستمی که همان‌طور از نام آن پیداست، در 5 مرحله امکان بهره‌وری بهتر از شرایط محدود موجود را برای مصرف‌کننده فراهم می‌کند. حالا ما خیال داریم همین مراحل را در خانه‌تکانی پیاده کنیم و به شما بگوییم چطور با پیاده کردن همین سیستم، خانه‌تان را اساسی بتکانید! پاکسازی (seiso) اولین مرحله در «فایو.اس» پاکسازی است. در این مرحله و برای پیاده‌کردن آن در خانه‌تکانی باید بدانید در محیط محدودی مثل خانه یا حتی کوچک‌تر مثل اتاق‌تان، به چه ابزاری نیاز دارید و از کدام وسایل بی‌نیاز هستید. معمولا اطراف ما پر از وسایل ریز و درشتی است که به طور کلی یا دست‌کم در یک بازه زمانی مشخص از آنها بی‌نیازیم، بنابراین تنها نقش آنها اشغال فضای موجود و اغلب محدود ماست! بر همین اساس پاکسازی در خانه‌تکانی یعنی شناسایی وسایل مورد نیاز از وسایل بی‌استفاده! تفکيک (seiri) بعداز پاکسازی مسئله جداسازی مطرح می‌شود. وسایلی را که در مرحله پاکسازی در مورد آنها به این نتیجه رسیدید که از آنها بی‌نیازید، باید از محیط زندگی‌تان جدا کرده و تصمیم بگیرید که با آنها چه کنید. یعنی با در نظر گرفتن میزان نیاز به آنها، این موارد را درکل از چرخه زندگی‌تان خارج کنید یا آنها را در جایی جاسازی کنید که در صورت نیاز، در زمان‌های مشخص و بر اساس دفعات مراجعه به سادگی بتوانید سراغ‌شان بروید. بدون شک شما هم کلی وسیله در خانه‌دارید که ممکن است سال تا سال از آنها استفاده نکنید. در این مرحله از خانه‌تکانی به روش «فایو. اس»، باید سراغ همان‌ها بروید و فقط وسایلی را نگاه دارید که وجود آنها برای شما ضروری است. ترتيب و تنظيم (seiton) مرحله بعدی ترتیب و تنظیم است. بعد از پاکسازی و جداسازی فضای مورد نظر این فرصت را دارید تا همه چیز را بر اساس نظم و ترتیب جاسازی کنید. در این سیستم در مرحله ترتیب و تنظیم با 2رویکرد روبه‌رو هستيد؛ یکی اینکه طبق روال معمول همه چیز را مرتب کنید و رویکرد دیگر اینکه با پیاده کردن 5 اصل فایو.اس بعد از این نباید اجازه بدهید مجموعه (در اینجا همان خانه یا اتاق شما) طوری نامرتب شود که به مرور زمان دوباره به پیاده کردن مرحله تنظیم و ترتیب نیاز پیدا کند! به زبان ساده‌تر در این مرحله وقتی که از شر وسایل غیرضروی خلاص شدید باید بین باقی‌مانده‌ها ترتیب ایجاد کنید، یعنی آنها را برحسب نیاز جاسازی کنید. به این ترتیب که لوازمی را که بیشتر نیاز دارید دم دست قرار بدهید و باقی را که در فاصله زمانی‌طولانی‌تر به آنها نیاز پیدا می‌کنید در جاهای دور از دسترس قرار دهید. این روش بیشتر در مرتب کردن کابینت‌ها، کمد لباس و حتی کشو‌ها به کارتان می‌آید! تداوم (seiketsu) مرحله بعدی تداوم و نگهداری است. بعد از انجام این 3مرحله، لازم است تدبیری بیندیشید تا شرایطی که طی این مراحل ایجاد کردید، ثابت شوند و پا برجا بمانند آن وقت است که می‌توانید یک بار برای همیشه خانه‌تکانی کنید! در این مرحله باید استاندارد و روش مشخصی برای حفظ نتیجه تلاش‌هایتان ایجاد کنید. مثلا یک برنامه روزانه یا هفتگی برای خودتان تهیه کنید و بر اساس آن خودتان را ملزم کرده که از این به بعد طبق این روش عمل کنید. در حقیقت تداوم در تمیز کردن اساسی خانه همان اتفاقی است که به خاطر خالی بدون جای آن در برنامه‌ریزی‌های روزانه و هفتگی، شما را ناگزیر به خانه‌تکانی‌های سنگین آخر سال می‌کند. تداوم در اینجا یعنی در طول سال دستی به سر و گوش، گوشه‌های دور از دسترس و دور از چشم کابینت، کمد، کتابخانه، پشت تختخواب، میز تلویزیون و... بکشید. آموزش(shitsukuke) مرحله آخر، مرحله آموزش و تمرین است. یادتان باشد اینگونه بحث‌ها را تا در ذهنتان ملکه نشود و جا نیفتد، نمی‌توانید انجام‌شان بدهید. در عوض وقتی به مرحله باور آنها رسيدید این قواعد در ذهنتان می‌نشینند. همه چیز خود به خود پیش می‌رود! برای آنکه این روش ملکه ذهنتان شود بعد از اجرای آن در خانه‌تکانی امسال باید روش خانه‌داری سیستماتیک فایو.اس را علاوه بر خودتان به دیگر اعضای خانه هم آموزش دهید. یعنی همه با هم یاد بگیرید که قرار نیست همه کارها را بگذارید برای وقت ضرورت یا همان دقیقه 90 خودمان! باید جرات تفکیک و دور ریختن وسایلی را که بدون استفاده می‌ماند به خودتان بدهید و... . از آن مهم‌تر اینکه با ساده کردن مفاهیم و در قالب یک کار تیمی در خلال تمیز کردن خانه مفاهیم اساسی‌ای مثل مدیریت زمان را به اعضای خانواده آموزش بدهید. روش‌هایی ساده؛ اما کارآمد سیستم فایو.اس در هر کدام از مراحل خود روش‌هایی را معرفی می‌کند که با به کار بردن آنها در هر مرحله، به نتیجه نزدیک‌تر می‌شوید. این روش‌ها عبارتند از: برچسب قرمز روش برچسب قرمز در مرحله پاکسازی به کار می‌آید. این روش به‌سادگی به شما جرات می‌دهد در میان داشته‌هایتان، مهم‌ترین‌ها و پرکاربردترین آنها را انتخاب کنید و باقی را به فراموشی بسپارید. به کمک این روش خواهید دید بسیاری از وسایلی که اطرافتان را اشغال کرده‌اند، بدون اینکه کاربردی برایتان داشته باشند، تنها ذهنتان را آشفته و فضا را محدودتر می‌کنند. از برچسب قرمز استفاده کنید در این روش باید روی تمام ابزاری که به نوعی از آنها استفاده می‌کنید، برچسب بزنید. بعد از این مرحله، برچسب هر ابزاری را که به کار می‌گیرید، بکنید. البته باید این نکته را در نظر بگیرید که هنگام اجرای این روش، یک بازه زمانی برای خودتان مشخص کنید. مثلا بنا بر نیاز خودتان از یک روز تا یک هفته. بعد از این دوره زمانی، به این نتیجه می‌رسید که تمام وسایلی که برچسب آنها کنده شده، جزو کالاهایی ضروری شماست و آنها که هنوز برچسب دارند، غیرضروری. این روش در حقیقت جرات اجرای تصمیم را در شما بیشتر می‌کند. حتما برای بسیاری از شما هم بارها پیش آمده که تصمیم گرفته‌اید کالایی را دور بیندازید یا دست‌کم از دم‌دست بردارید؛ اما همیشه به دليل پیش‌بینی احتمال استفاده از آن در زمان‌های دور، وجود غیر ضروری آنها را تحمل می‌کنید. فقط یک روش دیگری که در پاکسازی به کار می‌آید، اصل فقط یک است. طبق این اصل از هر وسیله‌ای تنها باید یک عدد داشته باشید. با اجرای این روش متوجه می‌شوید خیلی از وسایل را بیهوده در گوشه‌های مختلف خانه انبار کرده‌اید، درحالی که همه آنها فقط یک کاربرد دارند! قانون 30 ثانیه یک قانون مهم دیگر قانون30ثانیه است. طبق این قانون شما باید ظرف30ثانیه به همه چیز دسترسی داشته باشید. یعنی هر چیزی را درست در جای خودش تعریف کرده باشید؛ آنچنان که ظرف 30ثانیه بتوانید به آن دسترسی پیدا کنید. در غیر این‌صورت این قانون نشان می‌دهد شما نتوانسته‌اید جای هر چیزی را درست و خوب تعریف کنید. از کجا شروع کنم این روش به شما می‌گوید سیستم فایو.اس را باید از کجای خانه شروع کنید. در این روش از نمودار ماکارونی استفاده می‌کنید(محور افقی این نمودار نقاط مختلف خانه شما را نشان می دهد و محور عمودی آنها تعداد رشته های ماکارونی ای که به ازای هربار سرزدن به این مکان ها به آن اضافه می کنید. این نمودار به شما نشان می‌دهد، رفت‌وآمدهایتان در کدام قسمت خانه بیشتر است یا در حقیقت در کدام فضاها بیشتر چگالی حضور دارید و کجاها برایتان مهم‌تر است، بنابراین این مناطق برای شما مهم‌تر می‌شوند پس باید پیاده کردن فایو.اس را از همان مکان شروع کنید. این مکان می‌تواند انباری، آشپزخانه، اتاق خواب یا حتی کمد شما باشد. این روش درست زمانی به کار شما می‌آید که فکر می‌کنید این اتاق یا این کمد چقدر کوچک است و دیگر جایی برای جادادن وسایل‌تان ندارید!
