(قسمت دوم) همان طور که گفته شد جیمیل به شما اجازه فراموش کار بودن در ضمیمه کردن فایل ها را نمی دهد و همواره به شما یادآوری لازم را می کند. استفاده از امضا نیز می تواند بسیار حرفه ای بوده و روشی در تبلیغ کسب و کار شود. با اضافه کردن موارد امنیتی به حساب کاربری خود می توانید داده ها را با خیالی آسوده و کاملا سالم در اختیار داشته باشید. قسمت قبل از حساب و داده های خود به صورت امن نگه داری کنید از انجایی که برخی افراد بیشتر اطلاعات حساس خود مانند مخاطبین، تقویم، وظایف و ... را در جیمیل خود نگه می دارند، می بایست به گونه ای از آن حفاظت کنند که در هر زمانی داده های سالم و امن داشته باشند. حتی باید بتوانید داده های قدیمی خود را نیز امن کنید تا اگر حساب کاربری خود را حذف کردید باز هم به این اطلاعات دسترسی داشته باشید. به منظور نگه داری امن داده ها شما می توانید در اولین قدم پسورد خود را ایمن کنید و یا این که از نکاتی که در بخش Security قرار دارد استفاده کنید. در ابتدا بر روی چرخ دنده کلیک و گزینه Setting را انتخاب کنید. حال تب Accounts را برگزینید. در بخش Change account settings شما می توانید، رمز خود را تغییر دهید، همچنین گزینه های بازیابی رمز خود را تغییر دهید و به سایر ویژگی ها دسترسی داشته باشید. تغییر پسورد در مدت زمان های معین می تواند ایده خوبی باشد تا از دسترسی غیر مجاز به حساب کاربری جلوگیری شود. به منظور تغییر رمز در قسمت قبل گزینه Change password را انتخاب کنید. در قسمت Current password، رمز فعلی خود را وارد کرده و در قسمت New password رمز جدید را وارد کنید. در قسمت Confirm new password رمز جدید را مجددا تکرار کنید. جیمیل این امکان را به کارابران خود می دهد تا اگر رمز خود را فراموش کردند بتوانند آن را بازیابی کنند. استفاده از گزینه Account recovery options تامین امنیت بیشتر و ارائه راهکارهایی جهت دسترسی به حساب کاربری را می دهد. شما می توانید یک شماره تلفن و یا یک آدرس پست الکترونیک جایگزین را برای بازیابی رمز خود قرار دهید. همچنین شما می توانید یک سوال امنیتی برای حساب خود ایجاد کنید. هر گونه تغییراتی را که می خواهید اعمال کرده و با به پایان رساندن کار خود بر روی Save کلیک کنید. برای افزایش امنیت بیشتر می توانید از تایید 2 مرحله ای نیز استفاده کنید. زمانی که وارد بخش Security و به دنبال آن Accounts می شوید، می توانید یک تایید دو مرحله ای با استفاده از تلفن همراه خود ایجاد کنید. بدین صورت که وقتی شما این قابلیت را انتخاب می کنید، بعد از وارد کردن رمز عبور، گوگل یک کد عددی را برای شما ارسال می کند و با وارد کردن آن تایید هویت شما اثبات می شود. حفاظت از حریم خصوصی با استفاده از گزینه های External Images تا کنون به صورت پیش فرض، جیمیل قبل از نشان دادن عکس ها از گیرنده در جهت باز کردن عکس ها سوال می پرسید چرا که برخی از فرستنده ها سعی می کردند با استفاده از ارسال تصاویری که آلوده به ویروس یا تروجان هستند، کامپیوتر شما را آلوده کنند و امنیت شما به خطر بیفتند. در سال 2013 گوگل بررسی تصاویر را بر عهده جیمیل قرار داد. این قابلیت برای آندروید و IOS نیز در سال 2014 ارائه خواهد شد. با استفاده از این روش حساب کاربری شما در امان خواهد بود. زمانی که عکسی ارسال می شود، جیمیل عکس ها را از سرورهای پروکسی امن خود خارج کرده و موارد امنیتی را بررسی می کند. این حفاظت به روش زیر عمل می کند: فرستنده نمی تواند از بخش لود شدن عکس ها استفاده غیر مجاز کند و از این طریق اطلاعاتی همچون آدرس IP و یا محل سکونت را به دست آورد. · فرستندگان نمی توانند کوکی ها در مرورگرهایتان را بخوانند یا تنظیم کنند. · جیمیل تصاویر را اسکن کرده و آن هایی را که آلوده به ویروس یا تروجان هستند را شناسایی می کند. · جیمیل هر پیامی را اسکن کرده و در صورت تشخیص فرستنده و یا پیام مخرب آن را نمایش نمی دهد و از شما سوال می پرسد که آیا می خواهید تصویر یا پیام را مشاهده کنید یا خیر. بنابراین گوگل هنوز نیز مسئول امنیت تصاویر دریافتی از طریق جیمیل است. به گفته گوگل: " ایمیل خود را در حال حاضر امن تر، سریع تر و زیباتر از همیشه در اختیار داشته باشید." در صورتی که مایل به مشاهده عکس ها به صورت اتوماتیک نبودید می توانید تنظیمات مربوط به هر پیام را به صورت پایه ای انجام دهید. اگر از Ubuntu استفاده می کنید، برای تهیه پشتیبان از حساب کاربری جیمیل خود می توانید از نرم افزار Getmail بهره ببرید پشتیبان گیری از اطلاعات شما همواره به شما آموزش داده شده تا از اطلاعات خود مانند اسناد، یادداشتها، و ....یک پشتیبان داشته باشید. این موضوع می تواند ایده خوبی باشد برای آن که بتوانید از ایمیل ها، داده های تقویم، مخاطبین و اطلاعات تماس خود نیز پشتیبان داشته باشید. شما هم اکنون در جیمیل این توانایی را دارید که از اطلاعات خود در محصولات مختلف گوگل همچون تقویم و اطلاعات تماس یک کپی داشته باشید. همچنین به زودی خواهید توانست از پیام های خود نیز یک بک آپ داشته باشید. هر یک از سرویس های مختلف گوگل در فرمت های مختلف آرشیو شده اند که برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید از Help صفحه گوگل استفاده کنید. برای ایجاد یک آرشیو از داده های گوگلی خود می توانید به Settings رفته و به تب Accounts بروید. در مرحله بعد بر روی Google Account settings کلیک کرده و در منوی سمت چپ گزینه Download your data را انتخاب کنید. در صفحه باز شده گزینه Create an archive را انتخاب کنید. در صفحه بعد می توانید محصولات گوگل را که می خواهید داده های خود را از آن دانلود کنید، انتخاب کنید. همچنین استفاده از لینک My archives در گوشه سمت راست و بالای صفحه، دسترسی به بایگانی شما را فراهم می آورد و می توانید آن ها را به کامپیوتر خود دانلود کنید. همچنین برای انجام این کار می توانید از نرم افزار open source مانند GMVault استفاده کنید. این یک ابزار خط فرمانی است و در صورتی که با خط فرمان احساس راحتی نمی کنید می توانید نرم افزار Thunderbird را استفاده کنید. اگر از Ubuntu استفاده می کنید، برای تهیه پشتیبان از حساب کاربری جیمیل خود می توانید از نرم افزار Getmail بهره ببرید. در حال حاضر شما درک بهتری از گزینه های امنیتی در جیمیل دارید و می توانید حساب خود را به شکلی امن حفظ کنید و یکپارچگی داده ها را تضمین کنید.
