فیلترهای ایمیل و ستاره دار کردن پیام ها

(قسمت دوم)


در قسمت اول به ذکر برخی ویژگی های جیمیل به منظور فیلتر کردن پیام ها پرداختیم. در ادامه به تکمیل بحث قبلی می پردازیم.




در صورتی که شما نیز همانند بسیاری از کاربران دیگر اینترنت برای بهره گیری از سرویس ایمیل،Gmail را انتخاب کرده باشید، ممکن است دوست داشته باشید تا ایمیل هایی که معمولا به طور روزانه برای شما ارسال می شود را برای حفظ نظم سرویس ایمیل خود دسته بندی و یا علامت گذاری و فیلتر کنید.

قسمت اول با توجه به راه اندازی فیلترهای مورد نظر خود ممکن است بخواهید این فیلترها را بر روی حساب های کاربری جیمیل دیگری نیز به کار ببرید. در این حالت می بایست از روش Export and Import Filters استفاده کنید. به منظور ایجاد یک Export Filter در ابتدا از قسمت Settings تب Filters را برگزیده و بر روی گزینه Export کلیک کنید. در این روش می توانید چندین فیلتر را انتخاب کنید.




مشاهده خواهید کرد که صفحه Save As باز می شود و می توانید فایل فیلترها را در آنجا ذخیره کنید. این فایل با پسوند .xml ذخیره می شود و می توانید نام آن را تغییر دهید. حال شما فایلی دارید که می توانید عملیات پشتیبان گیری، انتقال به کامپیورت دیگر، اشتراک گذاری با دوستان و ... را انجام دهید.

به منظور ایجاد Import Filter مانند قبل به بخش Filters رفته و گزینه Import Filters و بعد Choose File را انتخاب کنید. در صورتی که از قبل فایل های فیلتر را داشته باشید در صفحه Open آن ها را مشاهده می کنید. بعد از ان که فایل را یاز کردید در صفحه Settings فایل نمایش داده می شود.




اگر بخواهید فیلتر ورودی بر روی ایمیل های موجود نیز اعمال شود تیک گزینه select the “Apply new filters to existing mail را بزنید و در نهایت بر روی Create filters کلیک کنید. کادری برای شما نمایش داده می شود که فرآیندهای انجام شده را نمایش می دهد در صورتی که از این کار منصرف شدید می توانید بر روی Stop کلیک کنید.




زمانی که فیلترهای مورد نظر اعمال شوند، تمامی آن ها در صفحه Filters نمایش داده می شوند.



پیگیری ایمیل های مهم با استفاده از سیستم ستاره
سیستم ستاره جیمیل این امکان را به کاربران می دهد تا بتوانند ایمیل های مهم خود را علامت گذاری کنند تا بتوانند به راحتی آن ها را در اینده پیدا کنند. به صورت پیش فرض پیام های ستاره دار با برچسب های زرد رنگ مشخص شده اند اما می تواند نوع و رنگ های دیگری از ستاره ها را نیز اضافه نمود. ستاره ها در سمت چپ نام فرستنده قرار دارند.

جیمیل این اجازه را به کاربران می دهد تا بتوانند چندین نوع و رنگ از ستاره های مختلف را برای جداسازی و نشانه گذاری پیام ها از یکدیگر استفاده کنند
ستاره دار کردن یک پیام
زمانی که پیام را باز کرده و می خواهید آن را ستاره دار کنید بر روی آیکون ستاره که در گوشه سمت راست است کلیک کنید. همچنین اگر بخواهید پیامی را ارسال کنید و ان پیام در بخش Sent Mail ستاره دار باشد به هنگام اماده شدن پیام برای ارسال که در بخش Compose هستید در پایین پنجره گوشه سمت راست بر روی گزینه More options کلیک کرده و در بخش Label، Add star را انتخاب کنید.




استفاده از چندین طرح ستاره برای پیام ها
جیمیل این اجازه را به کاربران می دهد تا بتوانند چندین نوع و رنگ از ستاره های مختلف را برای جداسازی و نشانه گذاری پیام ها از یکدیگر استفاده کنند. این ویژگی از آنجایی مفید است که شما پیام ها با سطوح مختلف از اهمیت را داشته باشید. به عنوان مثال زمانی که شما از ستاره بنفش استفاده می کنید به این معنا است که می خواهید آن پیام را مجددا مطالعه کنید یا زمانی که از علامت تعجب قرمز رنگ استفاده می کنید یعنی این که پیام مورد نظر نیاز به پیگیری دارد. برای اعمال تنظیمات به بخش Settings رفته و از General ، قسمت Stars را مشاهده کنید. در این بخش می توانید با توجه به نیاز خود ستاره مورد نظر را برگزینید. در صورتی که پیام شما باز باشد و بخواهید ستاره ای را اعمال کنید، این امکان را نداده و ستاره نوع اول اعمال می شود.




یافتن پیام های ستاره دار
برای یافتن این گونه پیام ها می توان از منوی سمت چپ صفحه اصلی جیمیل به بخش Starred مراجعه کرد و یا این که در کادر جستجو عبارت is:starred را تایپ و بررسی نمود.

در صورتی که برای نشانه گذاری پیام های خود از چندین نوع ستاره برای علامت گذاری استفاده کرده باشید، برای یافتن آن ها در کادر جستجو ابتدا عبارت “has:”‌ را وارد کرده و نام ستاره را که می تواند “e.g.”‌، “red-bang”‌ و ... باشد را وارد کنید.




در صورتی که نام ستاره ها را نمی دانی می توانید به بخش General رفته و ماوس خو را به حالت شناور بر روی ستاره حرکت دهید.

همچنین شما می توانید از Advanced search جیمیل نیز استفاده کنید که برای آگاهی از چگونگی استفاده می توانید به بخش help جیمیل مراجعه کنید.

در مطالب گذشته بحثی با عنوان پیکربندی تب ها مطرح شده است در صورتی که شما از این قابلیت استفاده کرده اید و می خواهید تمامی پیام های ستاره دار در تب های دیگر، در تب Primary گنجانده شوند، در سمت راست تب ها بر روی علامت + کلیک کرده و تیک گزینه “Include starred in Primary”‌ را بزنید.




طبعا مدیریت ایمیل‌های کاری زمان بر است و همچنین ممکن است در مواردی شما را سردرگم نیز بکند.