محاسبات ابری به كاربران اجازه می‌دهد هر چیزی را كه از ابر می‌خواهند از طریق یك شبكه بدون‌سیم در دسترس داشته باشند. برخلاف دستگاه‌های رومیزی یا لپ‌تاپ‌ها، رایانه‌های ابری یك هارد درایو ندارند؛ همین‌طور در آنها اثری از واژه‌پرداز یا نرم‌افزارهای مشابه نیز یافت نمی‌شود. احتمالا شما تبلیغاتی را دیده‌اید كه می‌گویند «آینده در ابر است». تا سال گذشته تنها راه دسترسی به اینترنت، آپلود‌كردن نرم‌افزار اینترنت در رایانه شما بود. به وسیله این نرم‌افزار شما می‌توانستید از طریق یك اتصال اینترنت وارد وب شوید. هنگامی كه آنلاین شدید می‌توانستید وب‌سایت‌ها را جستجو و ایمیل ارسال كنید، ولی هیچ راهی برای نوشتن یك نامه، ایجاد یك صفحه‌گسترده یا به اشتراك‌گذاری سند بدون خارج شدن از مرورگر و اجرا‌كردن یك برنامه دیگر از رایانه‌تان نداشتید. هر سندی كه ایجاد می‌كردید در سیستم شما و حافظه هارددیسك باقی می‌ماند. هیچ‌كس به اسناد شما دسترسی نداشت. شخصی كه می‌خواست این اسناد را ببیند باید پشت سیستم شما می‌نشست یا آن را از طریق ایمیل دریافت می‌كرد. به منظور به اشتراك‌گذاری اسناد، شما مجبور بودید یك سند را در یك ایمیل قرار دهید و آن را برای فرد مورد نظر ارسال كنید. محاسبات ابری به كاربران اجازه می‌دهد تقریبا هر چیز مورد نیاز خود برای كار، خانه یا مدرسه را از طریق اینترنت انجام دهند. اگر یك راه مقرون به‌صرفه برای ایجاد اسناد، صفحه‌گسترده یا دیگر فایل‌ها نیاز دارید تا بتوانید از هرجایی به آنها دسترسی پیدا كنید، چند گزینه خواهید داشت. شركت گوگل، گوگل داكز را ارائه می‌كند كه مجموعه نرم‌افزارهای كاربردی برپایه وب است و به شما امكان می‌دهد انواع مختلفی از فایل‌های اداری را ایجاد كرده، به اشتراك گذاشته و ذخیره كنید. نرم‌افزارهای كاربردی آفیس‌آنلاین مایكروسافت گزینه‌های آپلود‌كردن، به اشتراك‌گذاری و ایجاد دفترچه‌های یادداشت OneNote را ارائه می‌كند؛ گوگل همین امكانات را درباره دفترچه یادداشت گوگل (Google Notebook) در اختیار قرار می‌دهد به همین ترتیب، نرم‌افزارهای كاربردی اداری وب مایكروسافت به شما اجازه می‌دهد هر چیزی از اسناد گرفته تا نمایش‌های اسلایدی و كاربرگ‌ها را ایجاد، ذخیره و دردسترس بقیه قرار دهید. هر دوی آنها نرم‌افزارهای ابری است كه به‌وسیله تولیدكنندگان خوشنام نرم‌افزار ارائه شده و رایگان است. این مساله سوالی را به‌وجود می‌آورد: كدام گزینه بهتری است؟ مقایسه قابلیت‌ها به‌صورت تك‌تك می‌تواند به‌شما در تشخیص این‌كه كدام‌یك از این برنامه‌های آنلاین بهتر نیازهای شما را برطرف می‌سازد كمك كند. بررسی قابلیت‌ها و سرویس‌ها هنگامی كه در قابلیت‌ها و سرویس‌هایی كه هریك از این دو برنامه كاربردی ارائه كرده است دقیق شویم، می‌توانیم بهتر تصمیم بگیریم كه كدام منبع را باید انتخاب كنیم. یك اجرای سریع و مختصر و مقایسه آنها، ایده‌ای كلی درباره كارایی قابلیت‌های اولیه این دو برنامه كاربردی خواهد داد. هردوی این برنامه‌ها به شما این امكان را می‌دهد تا فایل‌های موجود در رایانه‌تان را برای ذخیره، ویرایش و به اشتراك‌گذاری آنها، آپلود كنید. همچنین می‌توانید در هریك از آنها اسناد، صفحات گسترده و فایل‌های ارائه جدید ایجاد كنید. نرم‌افزارهای كاربردی آفیس‌آنلاین مایكروسافت گزینه‌های آپلود‌كردن، به اشتراك‌گذاری و ایجاد دفترچه‌های یادداشت OneNote را ارائه می‌كند؛ گوگل همین امكانات را درباره دفترچه یادداشت گوگل (Google Notebook) در اختیار قرار می‌دهد. اگر شما طرفدار مایكروسافت یا گوگل هستید، این شباهت‌ها ممكن است انتخاب شما را ساده‌تر كند. می‌توانید نامی را انتخاب كنید كه با آن راحت‌تر هستید و نیازهای شما را برطرف می‌كند. ولی اگر تنها نام برای شما مهم نیست، پس باید كمی عمیق‌تر به مشخصات، ابزار و محدودیت‌های هریك از این مجموعه‌ها نگاه كنید تا تصمیم هوشمندانه‌تری بگیرید. واسط و انواع فایل پیدا‌كردن چیزی كه نیاز دارید در صفحه اصلی هریك از این دو برنامه اصلا كار سختی نیست. گوگل داكز دكمه‌های ایجاد فایل جدید و آپلود را در سمت چپ خود دارد در حالی كه گزینه‌های جدید و افزودن فایل در نوار ابزار برنامه‌های آفیس وب قرار دارد. هیچ‌یك از آن صفحات، كاربر را سردرگم نمی‌كند. درواقع واسط گوگل داكز كاملا خلاصه است. البته ممكن است صفحه اصلی برنامه آفیس وب مایكروسافت را جذاب‌تر از صفحه ساده گوگل ببینید. اگر بخواهیم درباره واسط كاربری موجود در هریك از این دو مجموعه صحبت كنیم تفاوت‌های زیادی می‌بینیم. آفیس وب از قابلیت‌های واسط ریبون استفاده می‌كند كه در آفیس 2007 معرفی و در آفیس 2010 نیز قرار داده شد؛ البته یك نسخه بسیار خلاصه از ریبون‌های كامل كه در برنامه‌های رومیزی قرار دارد در نسخه وب یافت می‌شود. گوگل داكز از واسط سنتی نوار ابزار، با منوهای پایین افتادنی و دكمه‌های دستی نوار ابزار استفاده می‌كند كه بسیاری از كاربران آفیس مایكروسافت مدت‌هاست آنها را ندیده‌اند! شما ابزار مشابهی مانند فرمت‌بندی متن و قابلیت افزودن جداول، ابرلینك‌ها و تصاویر را در هر دو پیدا می‌كنید. قابلیت سازگاری با فایل‌های خارجی شما می‌توانید فایل‌های آفیس مایكروسافت و دیگر انواع فایل مانند تصاویر و فایل‌های PDF را در گوگل داكز آپلود كنید. این فایل‌ها به‌طور خودكار به فرمت مخصوص گوگل داكز تبدیل می‌شود و شما می‌توانید آنها را ویرایش كرده، ذخیره كنید و به اشتراك بگذارید. بعلاوه اگر شما از گوگل كروم به‌عنوان مرورگر وب استفاده می‌كنید می‌توانید تمام فولدرها را در حساب خود آپلود كنید. تنها كافی است یك افزونه مخصوص برای خارج‌كردن (Export) فایل‌ها از گوگل داكز به آفیس مایكروسافت نصب كنید. اگر از برنامه آفیس مایكروسافت در رایانه خود استفاده می‌كنید می‌توانید فایل‌ها را مستقیما از طریق آفیس 2010 و 2013 در اسكای‌درایو ذخیره كنید. حتی اگر به نسخه رومیزی آفیس دسترسی ندارید، آپلود‌كردن فایل‌ها در برنامه‌های كاربردی آفیس وب كاری بسیار ساده است. می‌توانید از آپلود كننده خود سایت استفاده كرده یا فایل‌ها را به‌صورت drag and drop (كشیدن و قرار دادن) از رایانه خود به حسابتان منتقل كنید. بعلاوه می‌توانید فایل‌ها را از حساب وب خود مستقیما در برنامه مربوط به آفیس در سیستم رومیزی خود باز كنید. البته از این قابلیت كه تمام فولدرها را در سایت آپلود كنید، محروم خواهید بود. به اشتراك‌گذاری فایل و فضای ذخیره‌سازی به اشتراك‌گذاری فایل‌ها با دیگران در هردو برنامه كاربردی بسیار ساده است. در گوگل داكز، با كلیك‌كردن روی دكمه به اشتراك‌گذاری (Sharing) دربالای فایلی كه ویرایش می‌كنید یا می‌بینید، گزینه‌هایی مانند تنظیمات به اشتراك‌گذاری یا ویرایش‌كنندگان/ بینندگان ایمیل، نمایش داده می‌شود. برای به اشتراك‌گذاری فایل در آفیس وب تنها كافی است به منوی File بروید و روی به اشتراك‌گذاری كلیك كنید تا گزینه‌های شما نمایان شود. شما می‌توانید فایل‌های آفیس مایكروسافت و دیگر انواع فایل مانند تصاویر و فایل‌های PDF را در گوگل داكز آپلود كنید. این فایل‌ها به‌طور خودكار به فرمت مخصوص گوگل داكز تبدیل می‌شود و شما می‌توانید آنها را ویرایش كرده، ذخیره كنید و به اشتراك بگذارید در گوگل داكز تا 50 نفر می‌توانند یك فایل را در آن واحد ویرایش كنند و همچنین می‌توانید فایل‌ها را با 200 نفر به اشتراك بگذارید. در سمت مایكروسافت، تنها در برنامه كاربردی اكسل وب، كاربران چندگانه می‌توانند به‌طور همزمان كار كنند. گوگل داكز یك گیگابایت فضای ذخیره‌سازی برای فایل‌های شما ارائه می‌كند در حالی كه اسكای‌درایو (جایی كه آفیس‌آنلاین مایكروسافت قرار دارد) یك فضای 25 گیگابایتی را به كاربران خود می‌دهد. توصیه‌های كلی اگر هنوز در انتخاب این كه گوگل داكز بهتر است یا آفیس وب شک دارید ، باید بگوییم كه هیچ جواب صحیح یا غلطی وجود ندارد. هردو قابلیت‌های مفیدی ارائه می‌كنند و برای استفاده ساده هستند. هردو از بیشتر انواع فایل معمول پشتیبانی كرده و كاملا به‌صورت رایگان هستند. گوگل داكز دسترسی به قالب‌های گوناگون، گزینه‌های ویرایش همزمان و نوار ابزار سنتی را ارائه می‌كند، در حالی كه آفیس وب مایكروسافت فضای بسیار بیشتر، ارتباط ساده با برنامه‌های رومیزی آفیس و واسط مدرن ریبون را در خود دارد. كلید انتخاب بهترین مجموعه برنامه این است كه بدانید چه‌چیزی می‌خواهید و به چه چیزی احتیاج دارید، سپس برنامه‌ای را انتخاب كنید كه بهتر آنها را برطرف می‌كند
