سفره عقد، آرایشگاه، آتلیه عکاسی، نورپردازی، میز شام و ده ها مورد دیگر باید در یک مجموعه منظم قرار بگیرند تا یک مجلس عروسی درست و حسابی برگزار شود. شاید به یادماندنی ترین شب زندگی هر کسی مراسم عروسی اش باشد؛ مراسمی که تکرار نمی شود و همه دل شان می خواهد به بهترین نحو ممکن برگزار شود البته گاهی رقابت و چشم و هم چشمی هم وجود دارد که کار را سخت تر می کند. 

● چیزی از قلم نمی افتد

طراحی باید خاص و در عین حال متناسب با شخصیت عروس و داماد باشد. این کار فراتر از برگزاری یک مراسم عروسی است. باید در همان جلسات اولیه آشنایی عروس و داماد را با دید روان شناسی تجزیه و تحلیل کرد تا یک فضای دوستانه ایجاد شود. برای موسسات تشریفات که یک شب خاطره انگیز برای عروس و داماد و خانواده های شان بسازند. باید قبل از رسیدن زمان مراسم تمام تلاش مان را بکنیم که در عروس و داماد و خانواده ها احساس آرامش ایجاد کنیم. این آرامش خیلی مهم است چون معمولا قبل از برگزاری چنین مراسم مهمی افراد اصلی استرس دارند و نگران هستند که مشکلی پیش نیاید. برای رسیدن به این آرامش باید به خانواده ها برنامه های دقیق با جزئیات کامل بدهیم تا خیال شان راحت باشد که برگزارکننده مجلس به تمام ریزه کاری ها فکر کرده و چیزی از قلم نیفتاده است. اگر در مجالس حرفه ای حضور داشته باشید می بینید که عروس و داماد و نزدیکان شان با آرامش و اطمینان و مثل مهمان وارد مجلس می شوند.

● مدیریت در ۲ موضوع

کارها خیلی ساده و با مدیریت پروژه هر مجلس عروسی در ۲بخش انجام می شود. یکی مدیریت وسایل و اقلام است و یکی مدیریت زمان. در بخش اول باید برنامه ریزی کنیم که چه احجام و وسایلی برای دکوراسیون و تزئینات باید به محل برگزاری مجلس منتقل شود مثلا چه گل هایی لازم است، چه تعداد باید روی هر میز قرار بگیرد و چه رنگ هایی باشد. بهتر است همه چیز بیش از آن چیزی باشد که قول داده ایم و کیفیت بهتری هم داشته باشد تا رضایت صاحبان مجلس در حد عالی و ایده آل تامین شود. بخش دوم زمان بندی است. تمام جزئیات مراسم، از آرایشگاه تا فیلم و عکس و زمان مراسم عقد و حتی ساعت شام، چند بار کنترل می شود تا همه چیز منظم باشد و طبق زمان بندی پیش برود.

● بهترین مهمان باشید

اگر می خواهید در برگزاری یک مجلس باشکوه به عروس و داماد کمک کنید و مهمان خوب و ایده آلی باشید این ۵ نکته را به خاطر بسپارید:

● وقت شناس باشید

سعی کنید سروقت و راس ساعت درج شده در کارت در مراسم حاضر شوید. عروسی ها معمولا چند ساعتی بیشتر نیست و بخش های مختلفی دارد که باید پشت سر هم انجام شود. تاخیر شما به عنوان مهمان عقد باعث دیرتر شروع شدن مجلس می شود.

● در محل تعیین شده بنشینید

اگر برگزارکنندگان در کارت، شماره میز شما را تعیین کرده اند در جای مشخص بنشینید. حتما این شماره گذاری براساس آشنایی بیشتر اقوام و دوستان است. اگر هم مراسم جانمایی نشده هر میز و صندلی را که انتخاب می کنید تا پایان همانجا بنشینید.

● به موقع با عروس و داماد احوالپرسی کنید

قطعا عروس و داماد از حضور شما در مجلس شان خوشحال هستند ولی برنامه های فشرده مانع از احوالپرسی های طولانی با تک تک مهمان ها می شود آن ها را با لبخندی همراهی کنید و احوالپرسی را به ساعات بعد از شام موکول کنید. عکس های یادگاری را هم برای بعد از شام بگذارید.

● هدیه بدهید

اگر به نامزدی می روید حتما با خود گل ببرید. یک سبد گل یا یک تاج گل با ذکر نام شما برای نامزدی مناسب است. برای مجلس عروسی از قبل به هدیه تان فکر کنید و چیزی تهیه کنید که به کار عروس و داماد بیاید و تا سال ها آن ها را به یاد شما بیندازد. اگر امکان حضور در مراسم را ندارید یک سبد گل با نام خودتان ارسال کنید.

● لباس رسمی بپوشید

لباس رسمی چنین مجالسی کت و شلوار تیره است. استفاده از کت و شلوار روشن، اسپرت یا کت تک مناسب نیست.

● باید پیش بینی نشده ها پیش بینی شود

مراسم عروسی یک برنامه پر از ریزه کاری است که هر کدام باید درست سرجای خودش قرار بگیرد تا برآیند کار قابل قبول باشد. یک اشتباه یا اتفاق پیش بینی نشده می تواند همه چیز را به هم بریزد. مثلا ممکن است ناگهان برق قطع شود، ماشین داماد خراب شود یا در ترافیک بماند. موردی داشتیم که ماشین آقای داماد را که اتفاقا یک وکیل بود، صبح روز عروسی دزدیدند. با درایت آقای داماد، ماشین پیدا شد و به مراسم رسید ولی خیلی دیر رسید. ما هم برای این که کل برنامه ها به هم نریزد مراسم عقد را از ابتدای مجلس به انتهای آن یعنی بعد از ۱۲ شب منتقل کردیم و بقیه برنامه ها طبق زمان بندی انجام شد. برای مشتری ها هر دقیقه ارزش دارد. آن ها برای دقیقه ها پول می دهند. اتفاق های غیرقابل پیش بینی همیشه وجود دارد ولی مهم این است که موسسه تشریفات بتواند آن ها را مدیریت کند. راه حل مدیریت بحران این نیست که منتظر بحران شویم؛ باید بتوانیم پیش بینی کنیم و قبل از اینکه اتفاق بیفتد به فکر راه حل آن باشیم. اصلا ذات همین موضوع است که هزینه ها را بالا می برد مثلا اگر برای خنک کردن یک مکان نیاز به یک کولر گازی داشته باشیم، ۳ تا تهیه می کنیم که اگر یکی مشکل پیدا کرد جایگزین داشته باشیم. اصلی ترین ترفند این است که هیچ وقت بیش از یک مراسم در یک روز انجام نشود.

● تنوع طلبی کار ما را مشکل کرده

در اروپا و ایالات متحده۲ نوع مجلس برگزار می شود. در نوع اول سالن های ویژه برای هر نوع مجلس عروسی پیش بینی شده و آماده است. برگزارکنندگان فقط یک سری کارهای خاص انجام می دهند. نوع دوم برای خاطره انگیز شدن مجلس فضایی مثل یک باغ را انتخاب می کنند که متفاوت باشد و طراح آن را تزئین می کند. کار ما در ایران به سبک دوم آن ها شبیه است. اینجا گاهی مجبوریم یک مخروبه را تحویل بگیریم و برای عروسی آماده کنیم یا مثلا باغ هایی که عروس و داماد انتخاب می کنند هیچ امکاناتی ندارد.

حتی باید فکر برقش را هم بکنیم. البته باید بگویم مجالسی که در اینجا برگزار می شود کیفیت بالاتری دارد. نمونه هایی بوده اند که خودشان قضاوت کرده اند، مثلا عروس و دامادی که از انگلستان آمده بودند و عقیده داشتند مراسمی که در ایران برای شان برگزار شده بهتر است یا موردی که برادر عروس بعد از ۴۰ سال از ایالات متحده آمده بود و مجلس ایرانی را بهتر از مجالسی که در آنجا شرکت کرده بود می دانست. در ایران سرعت تغییرات خیلی زیاد است. از ظرف های پذیرایی تا نوع میز و صندلی همه دائما در حال تغییر است و این هزینه ها را افزایش می دهد. در کشورهای دیگر این طور نیست. سال ها از یک نوع میز و صندلی یا سرویس ظرف استفاده می کنند. تنوع طلبی ایرانی ها کار را سخت می کند. امیدوارم به جایی برسیم که سرعت این تغییرات کمتر شود چون هزینه های زیادی به عروس و داماد تحمیل می کند. به نظر من لزوم یک مراسم خوب تغییر نیست. گاهی هم پیش آمده که در خارج از ایران مراسمی را برگزار کرده ایم که البته برای صاحبان مجلس مقرون به صرفه نیست و گران تر در می آید ولی این افراد به این نتیجه رسیده اند که کارهای ایران خاص تر است و حاضرند هزینه کنند. به هر حال در این موارد چیزی که در مراسم های خارج از ایران بیشتر نمود دارد مدیریت است. لازم نیست اکسسوری ها را از اینجا به آنجا ببریم چون همه وسایل مورد نیاز آنجا وجود دارد.