21 نکته طلایی برای مدیریت زمان
مهرداد نورکاظملو: هیچگاه از اینکه وقت کافی برای انجام کارها و پیشرفت در زندگی ندارید شکایت نکنید. شما همان تعداد ساعت در روز را در اختیار دارید که افراد موفقی مانند هلن کلر، پاستور، البرت اینشتین، پروفسور حسابی و دکتر میرزاخانی داشته اند.
تفاوت در روش، ترتیب و نحوه ی مدیریت زمان است که باعث افزایش یا کاهش کارایی افراد می شود. با زومیت همراه شوید تا برخی نکات مهم افزایش کارایی را با هم مرور کنیم.
افراد بسیاری در دنیا تلاش می کنند تا به کارایی بالا دست یابند. افرادی که سراسیمه از کاری به کار دیگر می روند، همیشه در حال هماهنگی و چک کردن ایمیل و پاسخ به تلفن هستند و در این عقیده که "مشغله ی زیاد و سخت کار کردن نتیجه ای جز رسیدن به موفقیت ندارد" مشترک هستند.
چنین باوری ممکن است تا حدی درست باشد ولی در نهایت منجر به کارایی سطحی و بی خردانه می شود. در این مقاله قصد داریم تا روش ها و رویکردهای متفاوت تری را با شما در میان بگذاریم. رویکردهایی که درون مایه ی آن کار و تفکر هوشمندانه است.
در چنین رویکردی به جای اینکه همانند ربات شروع به انجام کار کنید با خود بیاندیشید و از خود سوال کنید که چطور می توانم این کارها را سریع تر و با کارایی بیشتری انجام دهم؟
مدیریت زمان به معنی تجمیع کارهای زیاد برای انجام در یک روز نیست بلکه به معنی ساده سازی چگونگی انجام کار، نحوه ی انجام سریع همراه با کاهش استرس است.
من به شما قول می دهم که شما در طول روز زمان کافی برای انجام کاری هایی را که دوست دارید را در اختیار دارید؛ تنها کافی است تا کمی چینش و نحوه ی انجام شان را تغییر دهید.
در این مقاله به لیستی از راهکارهایی که شما را در مسیر درست قرار می دهد اشاره می کنیم ولی به یاد داشته باشید که ترفندها و راه های گوناگون و بیشماری برای مدیریت زمان و افزایش کارایی وجود دارد. نکاتی که در ادامه به آن ها اشاره می کنیم، بسیار مفید و کاربردی هستند ولی برای هر فردی کارایی متفاوتی دارند. به این لیست به عنوان کاتالیزوری برای بهبود و تصحیح شیوه ی کاری و فکری نگاه کنید و سعی کنید تا در انجام امور روزانه از آن تبعیت کنید.
۱. ابتدا کارهای مهم را انجام دهید
این قانون، قانون طلایی مدیریت زمان است. هر روز دو یا سه کار را که اهمیت بیشتری برای تکمیل شدن دارند را شناسایی کنید و سعی کنید تا قبل از امور دیگر به آن ها بپردازید.
وقتی که کارهای مهم مد نظرتان را به پایان رساندید، می توانید بگویید که روز موفقی داشته اید. در چنین شرایطی شما امکان این را دارید تا به امور دیگر بپردازید یا اگر وقت و حوصله ندارید آن ها را به روز بعد موکول کنید چرا که امور ضروری آن روز را انجام داده اید.
چنین روشی استرس و دغدغه های ذهنی شما را نیز تا حد قابل توجهی کاهش می دهد زیرا با رعایت این روش هیچگاه کارهای مهم تان که جزو دغدغه های اصلی روزانه تان است، باقی نخواهد ماند.
۲. نه گفتن را یاد بگیرید
انجام تعهدات زمانی زیاد، می تواند به ما بیاموزد که چگونه از پس درگیری های مختلف و فشرده ی کاری بر آییم و مدیریت زمان را یاد بگیریم. چنین دستاوردی می تواند تحولی بزرگ در زندگی به وجود آورد.
روش کار به این صورت است که شما باید در صورت امکان برخی امور را به تعویق بیاندازید و حتی به برخی فرصت ها و درخواست ها جواب منفی دهید.
هدف اصلی این است که شما فقط تعهداتی را بپذیرید که از عهده ی انجام آن بر می آیید و در مدت زمان مقرر می توانید آن را به نحو احسن به انجام برسانید.
۳. حداقل ۷ تا ۸ ساعت بخوابید
برخی افراد خیال می کنند که با کاهش زمان خواب شان می توانند کارهای بیشتری انجام دهند و بهره وری خود را افزایش دهند؛ چنین روشی نه تنها باعث بهره وری بیشتر نمی شود بلکه تمرکز را تا حد زیادی کاهش می دهد و کیفیت زندگی فرد را پایین می آورد.
مطالعات نشان می دهد که اکثر افراد برای داشتن عملکرد بهینه ی مغزی و بدنی نیاز به ۷ تا ۸ ساعت خواب روزانه دارند. اگر در خواب روزانه چنین زمان بندی را رعایت کنید پس از مدتی نتایج آن را خواهید دید؛ بنابراین هیچگاه خواب و تاثیر آن را در زندگی دست کم نگیرید.
۴. تمام حواس تان را به کاری که انجام می دهید متمرکز کنید
تمام پنجره های ویندوز را ببندید و تلفن خود را در جایی دور از چشم و به حالت بی صدا قرار دهید. تا حد امکان سعی کنید مکانی دنج و بی سرو صدا برای کارتان پیدا کنید یا اگر مانند خود من جزو افرادی هستید که گوش دادن به موسیقی ملایم در انجام کارها کمک تان می کند؛ می توانید از موسیقی های کلاسیک یا صدای طبیعت در حین انجام کار بهره بگیرید.
سعی کنید تا به کاری که انجام می دهید متمرکز شوید و خود را در آن غرق کنید و به چیز دیگری فکر نکنید.
۵. انجام کارها را به تعویق نیاندازید
تقریبا همه ی ما از به تعویق انداختن کارهایمان رنج می بریم و همیشه در ذهنمان برای کارهای عقب مانده برنامه ریزی می کنیم ولی در نهایت کاری انجام نمی دهیم. جمله ی معروف "از شنبه فلان کار را انجام خواهم داد" نیز اشاره به همین مشکل دارد.
راه حل این مشکل انجام سریع کارهای به تعویق افتاده است به بیان دیگر در انجام کارها سعی کنید تعلل نکنید و بلافاصله شروع به انجام آن نمایید. چنین رویه ای در انجام کارها باعث می شود که شما استرس کمتری داشته باشید و کارهای تان به سرعت پیش برود. رمز موفقیت در این روش، مصمم بودن و پایداری در انجام و به پایان رساندن کارهاست.
۶. اجازه ندهید که جزئیات کم اهمیت سرعت و انگیزه ی شما را کاهش دهد
اغلب اوقات به دلیل توجه بیش از اندازه به جزئیات، مدت زمان انجام پروژه ها افزایش قابل توجهی می یابد. کمال گرایی در عین داشتن مزایای مختلف باعث می شود که پروژه های شما با تاخیر مواجه شوند.
راهکاری که در این راستا وجود دارد تکمیل پروژه و توجه به جزئیات پس از اتمام کار است. برای نیل به این منظور بهتر است کارهای اصلی و عمده ی پروژه را به طور کامل انجام دهیم و سپس وارد جزئیات کار و دقت در ویژگی ها و بهبود مشکلات جزئی شویم.
۷. وظایف مهم و کلیدی را در خود تبدیل به عادت نمایید
نویسنده ای را در نظر بگیرید که مدام در حال نوشتن است و نوشتن امری منظم و همیشگی برای او به شمار می رود. به عنوان مثال تکمیل و بروزرسانی مقالات و رسیدگی به کارهای دانشجویان و تهیه و ارسال متون مختلف و مکاتبات اداری جزئی از کارهای روزمره ی این فرد به شمار می رود. شاید به لحاظ کمی، حجم نوشتن این فرد همانند بسیاری افراد دیگر باشد اما به دلیل ماهیت منظم و همیشگی، این کار برای او قابل کنترل تر است زیرا نوشتن برای او تبدیل به یک عادت شده است. چنین روالی به ندرت به هم می خورد زیرا این کار در ذهن او تبدیل به عادت شده است. عادت کردن به امور مهم و کلیدی باعث می شود تا از انجام آن ها لذت ببریم.
۸. در خصوص وقتی که صرف تلویزیون و اینترنت و بازی های رایانه ای می کنید واقع بین باشید
صرف وقت زیاد برای مرور پیام های تویتری و چک کردن شبکه های اجتماعی و تماشای تلویزیون و فیلم می تواند موجب افت شدید کارایی روزانه ی فرد گردد.
بهتر است در خصوص صرف وقت برای فعالیت های مذبور دقت بیشتری به خرج دهید و هر فعالیتی که وقت بیشتری از شما می گیرد را کاهش دهید.
۹. برای تکمیل و اتمام کارهای تان محدودیت زمانی قرار دهید
سعی کنید تفکر اشتباه "این کار را شروع می کنم و تاجایی ادامه می دهم که تمام شود" را با "این کار را تا سه ساعت تمام می کنم" جایگزین نمایید.
محدودیت زمانی در انجام کارها علاوه بر افزایش کارایی موجب تمرکز بیشتر افراد می شود حتی اگر در نهایت مجبور شوید تا بازه ی زمانی اتمام کار را افزایش دهید.
۱۰. مابین کارهای تان مدت زمانی را برای تجدید قوا در نظر بگیرید
وقتی پس از اتمام کاری بلافاصله و با عجله کار دیگری را شروع کنید؛ احتمال اینکه به طور کامل و درست از پس آن برآیید، کاهش می یابد زیرا در این حالت انگیزه و تمرکز شما برای انجام کار جدید کم است.
فراهم کردن فرصتی برای استراحت و تجدید قوا در بین کارها و پروژه ها باعث می شود تا مغزتان یک نفس راحت بکشد. برای داشتن نتیجه ی مطلوب تر می توانید در این فرصت به پیاده روی بروید، مدیتیشن انجام دهید یا به انجام تمرینات رها سازی ذهن بپردازید.
۱۱. هیچگاه به کل لیست بلند بالای کارهایی که باید انجام دهید، فکر نکنید
راحت ترین راهی که می تواند اراده ی شما را متزلزل کند، فکر کردن به لیست بلندبالای کارهایی است که باید انجام دهید. به یاد داشته باشید که چنین کاری هیچ تاثیر مثبتی در انجام امور ندارد و کاری از پیش نمی برد.
بهترین راه برای کسب نتیجه ی مطلوب، اولویت بندی کارها و تمرکز بر انجام ترتیبی کارها است.
۱۲. شیوه ی زندگی سالم را رعایت کنید
مطالعات متعدد نشان از ارتباط مستقیم کارایی بالا با شیوه ی زندگی سالم دارد. شیوه ی زندگی سالم شامل رعایت نکات مهم مانند خواب کافی، ورزش و تغذیه سالم می باشد که باعث افزایش سطح انرژی می شود. چنین رویکردی تاثیر مثبت بر کارایی ذهن دارد و موجب تمرکز بیشتر و راحت تر در انجام امور می شود.
۱۳. کمتر کار کنید!
این تاکتیک توسط یکی از وبلاگ نویسان مورد علاقه ی من به نام لئو بابوتا توصیه می شود. در حقیقت کمتر کارکردن به معنی انجام کارهای واقعا مهم است. عجله نکنید. بر روی کاری که باید انجام دهید دقت کنید و تمرکزتان را حول امور مرتبط با آن قرار دهید. انجام تعداد کار محدود ولی مهم از انجام کارهای زیادی که قریب به اتفاق آن ها ارزش زیادی ندارند، نتیجه بیشتری به دنبال خواهد داشت.
۱۴. از تعطیلات آخر هفته تا می توانید لذت ببرید
یکی از الگوهای رفتاری مورد علاقه ی من تصویری از پدر خانواده است که کارهای روزمره اش را رها کرده و می گوید: امروز جمعه اس؛ برویم گردش!
جمله ی فوق شاید کمی مضحک به نظر برسد ولی اتخاذ چنین رویه ای و استفاده از وقفه های کاری آخر هفته و لذت بردن از آن باعث می شود تا حجم کاری زیاد در طول هفته برایمان قابل تحمل تر گردد. با کمی مدیریت حتی می توان در طول هفته نیز زمان هایی را برای فعالیت های مختلف تفریحی اختصاص داد.
۱۵. یک سیستم سازمان دهی امور برای خود ایجاد کنید
عملکرد سازمان دهی شده تاثیر قابل توجهی در صرفه جویی زمانی دارد. شاید در نگاه اول پیاده سازی یک سیستم سازمان دهی امری پیچیده و دشوار به نظر برسد ولی با پیاده سازی تدریجی چنین سیستمی شاهد کارایی باور نکردنی در انجام امور خواهید بود.
نکته ی مهمی که در این راستا وجود دارد رعایت همیشگی قوانین سازماندهی است به عبارت دیگر سعی کنید به صورت پیوسته مستندات مربوطه را بروز نگهدارید و از اینکه همه ی کارها و امور را مدنظر قرار دهید، اطمینان حاصل کنید. نکته ی مفید دیگر در بهبود سیستم سازمان دهی، پیاده سازی ساده ی آن است به طوری که حفظ و بروزرسانی و کار با آن راحت باشد.
۱۶. زمان های بیکاری تان را پر کنید
ما معمولا در طول روز زمان های تلف شده ی زیادی داریم که در این مدت هیچ کاری انجام نمی دهیم. اتاق انتظار پزشکان، انتظار برای اتمام جلسه ی مسئولان یا سالن انتظار فرودگاه یا مترو جاهایی هستند باعث اتلاف زمان ما می شوند.
سعی کنید برخی کارهای تان را در چنین زمان هایی انجام دهید؛ به عنوان مثال در این زمان ها مقالات و کتاب هایی را که در دست مطالعه دارید را مرور و مطالعه کنید یا مکاتبات کاری و شخصی خود را در چنین زمان هایی انجام دهید. چنین رویه ای باعث می شود که کارایی شما افزایش قابل ملاحظه ای یابد.
۱۷. در اتاق تان را قفل کنید!
گاهی تنها راهی که برای اتمام کاری وجود دارد این است که خودتان را در اتاقی حبس کرده و ارتباط خود را با بیرون قطع کنید تا دور از هر مزاحمتی بتوانید روی موضوع کاری تان تمرکز نمایید.
۱۸. روی برنامه ی کاری تان متعهد باشید
شاید تذکر این نکته به گوش شما تکراری باشد ولی به دلیل اهمیت آن و مشکلاتی که با عدم رعایت آن در کارایی فرد به وجود می آید، در اینجا به آن اشاره می کنیم.
سعی کنید تا می توانید بر روی برنامه ی کاری تان متعهد باشید. داشتن روحیه تعهدگرایانه،مصمم بودن، پیگیر بودن و داشتن عملکرد حرفه ای در انجام پروژه ها می تواند در این راستا شما را یاری دهد.
۱۹. کارهای مشابه را دسته بندی کنید
روزی را تصور کنید که دو تمرین برنامه نویسی، تکمیل نگارش سه مقاله و تماشای دو ویدئوی آموزشی را در برنامه ی کاری دارید. قبل از شروع به انجام آن ها با هر ترتیب دلخواه، ابتدا کارهای مشابه را دسته بندی کرده و هر گروه را به صورت متوالی انجام دهید.
وظایف مختلف نیاز به تفکر متفاوتی دارند؛ بنابراین اجازه دهید ذهن تان سیر ثابت خود را در خصوص کارهای مشابه ادامه دهد. تعویض غیرضروری راستای فکری به دلیل انجام کارها با ترتیب مختلف باعث کاهش قابل توجه کارایی می شود.
۲۰. زمانی را برای کسب آرامش در نظر بگیرید
دنیای امروز پر از پیچیدگی هاست؛ چنین دنیایی به دلیل ماهیت تغییر سریع و سرعت زیاد، امکان داشتن زمانی برای آرامش را از بسیاری مردم سلب کرده است؛ بنابراین ضرورت داشتن تمریناتی که باعث کسب آرامش می شود، دو چندان است.
در زندگی زمانی را برای کسب آرامش و سکون و کاهش اضطراب در نظر بگیرید. پس از مدتی و با کمی تمرین خواهید دید که دلیلی برای اضطراب و عجله در کارها وجود ندارد. داشتن ذهن آرام باعث می شود که شما از انجام کارها لذت بیشتری ببرید.
۲۱. امور غیر ضروری را کنار بگذارید
زندگی ما پر است از کارهای زاید و اضافی که با شناسایی و حذف آن ها می توان تا حد زیادی زمان بدست بیاوریم. کمی به امور روزانه ای که انجام می دهید دقت کنید؛ حتما شما نیز موارد زیادی از آن ها را پیدا خواهید کرد که باعث کاهش کارایی شما می شوند.
آخرین و مهم ترین نکته
نکته ی آخری که لازم است تا توجه ویژه ای به آن شود و به همین دلیل در آخر و جدای از نکات دیگر به آن اشاره شده است. این رویه مهمترین نکته ی این مقاله است.
هدف اصلی در زندگی، لذت بردن است، کار همیشه هست!
مشغله ی کاری روزانه به قدری ما را گرفتار خود کرده است که از یاد برده ایم تا از آنچه انجام می دهیم لذت ببریم. حتی وقتی که با نگاه و تفکر هوشمندانه به کارها می نگریم قصد داریم هر چه زودتر آن ها را به اتمام برسانیم و به فکر لذت بردن از انجام کارها نیستیم. نکته ی مهم این است که ابتدا فکر کنید چطور می توانم از کارهایی که انجام می دهم لذت ببرم. چنین تفکری باعث می شود که از طول مسیر زندگی خود لذت بیشتری ببرید.
در حقیقت هدف اصلی اتخاذ روش و نقشه ی راهی است که با پیگیری آن شما بتوانید تعهدات و وظایف روزانه ی خود را فارغ از پیچیدگی هایی که دارند با خوشحالی و لذت بیشتری انجام دهید.
چنین گفته ای شاید به نظر رویایی بیاید اما در دنیای امروزی بیش از هر زمان دیگری امکان پذیر و قابل پیاده سازی است. کنجکاو بودن و پذیرش فرصت ها و خودشناسی و توجه به احساسات شما را در این مسیر یاری می کند.
رعایت نکات فوق تاثیر شگفت انگیزی بر کیفیت زندگی شخصی و کاری شما خواهد داشت. آیا تا کنون تجربه ای از رعایت نکات فوق داشته اید؟ به نظر شما رعایت چه نکات دیگری می تواند باعث افزایش کارایی در زندگی شود؟ دیدگاه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. |
توسط : مشاورفا در تاریخ : 22-05-1394, 14:35 بازدیدها : 2384
مطالب مشابه :
بازدید کننده گرامی ، بنظر می رسد شما عضو سایت نیستید
پیشنهاد می کنیم در سایت ثبت نام کنید و یا وارد سایت شوید .
پیشنهاد می کنیم در سایت ثبت نام کنید و یا وارد سایت شوید .
